Organisationer som:

• är statliga myndigheter; eller
• statligt ägda forskningsinstitut

är välkomna att skicka in en intresseansökan om att delta i Bibsamkonsortiet.

Deltagande organisationer förväntas:

• läsa avtalen, följa och informera om avtalsvillkoren
• vara leverantören behjälplig om missbruk upptäcks
• respektera svarsfrister
• informera om betydande organisatoriska förändringar (till exempel sammanslagningar)
• informera om betydande budgetnedskärningar
• delta i testperioder

Kungliga bibliotekets handläggare:

• Förhandlar och tecknar avtal med leverantörer som deltagande organisationer kan ansluta sig till
• Gör information om avtalen tillgänglig i ConsortiaManager
• Beskriver innehållet i avtalen i en knowledgebase (databas). Läs mer här
• Konsoliderad e-fakturering
• Sammanställer användningsstatistik och gör tillgänglig i ConsortiaManager första kvartalet varje år
• Bevakar antal publicerade artiklar inom Bibsamkonsortiets transformativa avtal 
• Bedriver omvärldsbevakning inom e-resursområdet och öppen tillgång och sprider information till deltagande organisationer genom olika kanaler.
  

Kungliga bibliotekets handläggare:

• Hjälper inte till med urval inför förvärv
• Hjälper inte till med tillgängliggörande av e-resurser
• Hanterar inte accessproblem. Kontakta leverantören direkt med ansvarig handläggare på kopia
  

Ansökan ska innehålla

• Allmän information om organisationen
• Ägarstruktur
• Regerings-/forskningsuppdrag
• Organisationsnummer
• Kontaktperson (namn, e-post, telefon, adress) för avtalen
• Faktureringsadress, kontaktperson (namn och e-post), samt beställar-id för e-fakturor
• E-postadresser till de personer som önskar få utskick från Bibsamkonsortiets e-postlista
• Antal årsverken enligt aktuell årsredovisning
• IP-nummer/proxy
• Organisationsnamnet på engelska
• Organisationens samtliga e-postdomäner, inklusive underdomäner

Skicka in ansökan

Ansökan undertecknas av behörig chef och skickas till bibsamkonsortiet@kb.se.

Samarbetsavtal och fullmakt

Styrgruppen för Bibsamkonsortiet bereder inkomna intresseansökningar och lägger fram förslag till beslut till riksbibliotekarien. När en organisation har blivit godkänd som deltagare måste ett samarbetsavtal och en fullmakt undertecknas.

Samarbetsavtalet formaliserar KB:s och de deltagande organisationernas åtaganden. Fullmakten ger KB rätt att företräda organisationen när det gäller licensiering av elektroniska informationsresurser.

Erbjudande

Nya erbjudanden publiceras i den lösenordskyddade tjänsten ConsortiaManager under oktober och november månad. Sista svarsdatum sätts vanligtvis till mitten av oktober för tidskriftsavtal och mitten av november för databasavtal.

I erbjudandet finns information om:

• innehåll
• avtalsperiod
• prismodell
• priser
• titellistor

I samband med att ett nytt erbjudande publiceras skickas e-post ut till alla deltagande organisationer.

Prismodell

Det finns ingen standardiserad prismodell. Priset per organisation baseras på olika parametrar som till exempel antal heltidsstudenter/personal, tidigare prenumerationer och publicerade artiklar.

Gå med i ett nytt avtal

Beställning görs via ConsortiaManager Länk till annan webbplats..

Gå med i ett löpande avtal

Det är endast möjligt för konsortiets deltagare att gå med i löpande avtal inför varje årsskifte. För prisinformation, se i första hand erbjudandet för respektive avtal. Om prisuppgifter för just er organisation inte framgår av erbjudandet, kontakta ansvarig handläggare.

Intresserade organisationer bör höra av sig senast vid höstterminens start. För att kunna fastställa priset för kommande år kan förlagen behöva kartlägga prenumerationer och tidigare publicerade artiklar vid varje organisation, vilket kan vara tidskrävande.

Gå ur avtal

Fleråriga avtal har i regel en klausul som ger deltagande organisationer möjlighet att gå ur avtalet inför varje årsskifte. Organisationer som vill gå ur löpande avtal måste avbeställa respektive avtal i Consortia Manager innan angiven svarsfrist (oftast i mitten av oktober för tidskriftsavtal och mitten av november för databasavtal).

Det är mycket viktigt att tidsfristen för avhopp respekteras! I vissa fall krävs att man kan visa på budgetnedskärningar för att få gå ur avtalet.

Svar till leverantören

När svarsfristen gått ut skickar ansvarig handläggare på KB en beställning till leverantören med information om vilka organisationer som går med i avtalet, överenskommet pris, kontaktperson och IP-adresser.

Avtal

Licensavtal upprättas mellan leverantören och deltagande organisationer med KB som ombud. Det är möjligt tack vare den fullmakt som organisationerna har skrivit under.

Information om generella avtalsprinciper finns att läsa här.

För fleråriga avtal upprättas ett huvudavtal inför år ett och tillägg/ändringar görs sedan för kommande år. Det är de enskilda organisationernas ansvar att se till att avtalet efterlevs.

När ett påskrivet licensavtal/ändring har upprättats publiceras det i ConsortiaManager. Ett e-postutskick görs för att uppmärksamma alla på att nya avtal finns publicerade.

Fakturor

Leverantörerna skickar fakturor till KB i början av det kalenderår som e-resursen omfattar. De betalas av KB. KB skickar i sin tur en samlingsfaktura till varje organisation.

Ibland erbjuder förlaget tilläggsprodukter till ett rabatterat pris. Dessa beställs direkt från förlaget och faktureras också direkt från förlaget till berörd organisation.

• Alla deltagande organisationer får ett eget konto i ConsortiaManager, ett webbaserat
  administrationsverktyg för konsortiet. Där finns bland annat information om avtal, leverantörer och priser.
• Dessutom finns en intern e-postlista, den så kallade Upphandlingslistan, som är en sluten lista för konsortiets deltagare. Från den skickas regelbundet ut information om till exempel nya erbjudanden och avtal och påminnelser om svarsfrister.