Parter i avtalen är deltagande organisation(er) och respektive leverantör. Via fullmakt agerar KB ombud för de deltagande organisationerna och Riksbibliotekarien undertecknar avtalen.

Bibsamkonsortiet sluter enbart avtal för e-resurser. Tryckta prenumerationer och eventuella rabatter (så kallad ”Deep Discount”) som erbjuds tack vare konsortieavtalen hanteras lokalt.

Detta rör vilka som har rätt att använda det licensierade materialet: vanligtvis forskare, studenter, anställda/personal samt (för bibliotek) besökande användare. Ofta undantas konsulter och projektanställda utanför organisationen, men inte alltid.

Utöver lärosätets eller myndighetens anställda och studenter är e-resurserna tillgängliga för besökare (allmänheten) på respektive bibliotek.

Det är tillåtet att spara och skriva ut enstaka artiklar, kapitel eller kortare avsnitt för eget bruk. Att spara ned större kvantiteter som till exempel ett helt tidskriftsnummer är inte tillåtet. Det är aldrig tillåtet att använda materialet i kommersiella syften.

Tillåter forskare att, i vetenskapligt syfte, dela med sig av enstaka artiklar, kapitel eller kortare avsnitt till kollegor vid andra organisationer som inte är med i avtalet.

En sammanställning av utdrag ur till exempel böcker och artiklar som är avsedd för studenter och får delas ut eller säljas. Det betraktas inte som kommersiell användning så länge försäljningen inte genererar någon vinst. Vanligen innefattas såväl papperskompendier som elektroniska kompendier och material på lärplattformar.

Ett bibliotek kan leverera kopior av enstaka artiklar, kapitel eller kortare avsnitt till andra bibliotek som inte är med i avtalet. Vanligtvis begränsas detta till att gälla offentligt finansierade bibliotek inom Sverige. Materialet måste i de flesta fall skrivas ut och skickas per post till mottagande bibliotek. Om elektronisk leverans är tillåten måste biblioteket använda sig av så kallad ”Secure Electronic Transmission” (till exempel Ariel). Det mottagande biblioteket får endast lämna ut materialet i tryckt form till slutanvändaren.

Fjärrlån/Inter Library Loan används ibland i avtalstexterna som ett annat begrepp för Kopieleverans/Document Delivery.

Förlaget/leverantören ska tillhandahålla statistik som visar hur e-resurserna används. Det ska ske månads- och årsvis och på såväl organisationsnivå som på konsortienivå.

Deltagande organisationer har möjlighet att gå ur (så kallad ”Opt Out”) ett pågående flerårigt avtal inför varje årsskifte. Tidsfristen för uppsägning är vanligen 60 eller 90 dagar. Totalpriset för konsortiet ska reduceras med ett belopp motsvarande priset för den avhoppande organisationen.

Villkor om access efter uppsägning, så kallad ”Post-Termination Access”, berör främst e-tidskrifter. Den innebär att deltagande organisationer får fortsatt tillgång till det material som publicerats under avtalsperioden (tidigare benämnt Arkivrättigheter).

Vanligen handlar det om en enskild organisation som väljer att gå ur ett avtal, men principen gäller för alla deltagande organisationer när ett avtal inte omförhandlas på konsortienivå. Tillgång till materialet ges först och främst online. I annat fall via lämpligt medium enligt överenskommelse med leverantören. En skälig administrativ avgift kan tillkomma för access via leverantörens plattform.

Forskare vid deltagande organisationer, som publicerar sig i de licensierade e-tidskrifterna, kan deponera sin artikel i ett öppet arkiv.

Många förlag erbjuder författare möjlighet att publicera sin artikel med öppen tillgång (open access) i en för övrigt prenumerationsbaserad tidskrift (en så kallad hybridtidskrift). Vanligen måste författaren (corresponding author) betala en publiceringsavgift ("Article Processing Charge", APC) för detta.

Via de transformativa avtalen behöver författare vid deltagande organisationer inte betala en publiceringsavgift. Kostnaderna för ÖT-publicering täcks i stället centralt av de organisationer som deltar i avtalen.

Förlaget ska förse konsortiet med en lista på de ÖT-artiklar som forskare kopplade till deltagande organisationer publicerat. Det ska även lämna uppgift på den procentuella andel totala ÖT-artiklar i det licensierade materialet.

Förlaget/leverantören ska utan avgift leverera metadata för det licensierade materialet. På så sätt får KB/Libris och enskilda organisationer möjlighet att lokalt installera, indexera eller på annat sätt extrahera metadatat. Syftet med det är att förbättra sökbarheten i den nationella katalogen Libris och/eller andra lokala söktjänster.

E-resurserna är tillgängliga via lärosätets eller myndighetens nätverk genom kontroll av IP-nummer. Det gäller även om lärosätet eller myndigheten är utspridd på flera geografiska platser.

Ingen särskild programvara utöver en vanlig webbläsare behövs för att använda e-resurserna.

Det är möjligt att använda system som exempelvis VPN eller proxy-inloggning för tillgång via ett skyddat nätverk. Detta för att forskare, studenter och anställda/personal ska kunna erbjudas tillgång till e-resurserna även utanför lärosätet eller arbetsplatsen.

E-resurserna är möjliga att läsa med kompensatoriska hjälpmedel (som exempelvis Braille displays och talsyntesprogram) för lässvaga och synskadade.

Leverantörernas webbsidor följer riktlinjer för tillgänglighet upprättade av Web Accessibility Initiative (WAI) Länk till annan webbplats..

Står för Counting Online Usage of Networked Electronic Resources Länk till annan webbplats.. Standard för hur användningsstatistik ska rapporteras och levereras.

Står för Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative Länk till annan webbplats.. Protokoll för automatiserad leverans av användningsstatistik.

Standard för länkning från referens till fulltext.

Best practice för hur leverantörerna ska hantera tidskriftsbyten Länk till annan webbplats. för minsta möjliga störning (avbrott i accessen) för användarna.

KBART (Knowledge Bases And Related Tools) är ett samarbete mellan NISO och UKSG för att förbättra förlagens/leverantörernas metadataleverans till producenterna av länkservrar och Knowledgebases. "KBART Compliance" innebär att leverantören följer dessa rekommendationer, som finns på UKSG:s webbplats. Länk till annan webbplats.

KB tar endast emot e-fakturor för avtal som ingåtts efter 1 april 2019.